Ben jij de energieke en ondernemende secretaresse met een vooruitdenkende blik? En behoud je je goede humeur ook in stressvolle situaties? Dan zijn we op zoek naar jou!
Jouw uitdaging als secretaresse
Als secretaresse ben je de onmisbare steun en toeverlaat van enkele teamleiders binnen de eenheid Bestuurs- en Concernzaken. Door jouw ondersteuning zorg je ervoor dat de teamleider het werk kan doen, zonder zich zorgen te hoeven maken over de randzaken. Van het plannen van afspraken tot het bijhouden van de mailbox en het bewaken van de agenda: jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Ook is het jouw taak om ervoor te zorgen dat de teamleider iedere dag de benodigde informatie en documenten heeft voor de geplande overleggen en afspraken. Verder houd je je bezig met processen zoals afhandeling van diverse stukken en facturen.
Ook houd je verschillende actielijsten bij, archiveer je documenten op de juiste wijze en organiseer je bijeenkomsten voor de afdeling. Door jouw organisatie skills verloopt dit altijd vlekkeloos en kun je jouw werk zo uitdagend maken als jij wil!
De ontwikkelingen in het vak (digitaal vergaderen, werken op afstand etc) vragen een professionele en flexibele aanpak van jou als medewerker.
Jouw profiel
Als geboren regelaar ben jij de persoon die ervoor zorgt dat afspraken worden nageleefd en deadlines bewaakt. Vanzelfsprekend kun jij goed omgaan met deadlines en enige werkdruk. Je weet dan ook goed prioriteiten te stellen. Doortastendheid en zorgvuldigheid zijn jou op het lijf geschreven. Natuurlijk staat integriteit bij jou hoog in het vaandel. Daarnaast ben jij een creatieve denker die altijd op zoek is naar manieren om processen te verbeteren.
Daarnaast heb je:
- minimaal mbo werk- en denkniveau en inmiddels meer dan 2 jaar werkervaring als secretaresse op managementniveau in een (middel)grote organisatie;
- Microsoft Office en Teams volledig onder de knie. Als je ook goed bekend bent met SAP, You Force en/of de applicatie NotuBox, worden wij daar heel erg blij van;
- sterke planning- en organisatie skills. Je bent daarin flexibel en laat je niet van de wijs brengen als een volledige agenda omgegooid moet worden. Jij blijft hierbij overzicht houden, bent zeer accuraat en weet structuur aan te brengen;
- uitstekende communicatieve vaardigheden en is je beheersing van de Nederlandse taal perfect. Je schakelt namelijk met veel verschillende partijen, zoals (secretariaten van) gemeentes, andere provincies, bedrijven uit de regio. Je weet daarbij altijd de juiste tone of voice te pakken.
Ervaring binnen de overheid is geen must, maar het helpt je enorm als je het politiek-bestuurlijke speelveld kent en organisatiesensitief bent.
Wij bieden
Samen werken aan een mooi Overijssel? In een inspirerende werkomgeving haal jij het beste uit jezelf. Uiteraard belonen we je voor je inzet. In geld, kansen en persoonlijke ontwikkeling:
- een bruto maandsalaris van minimaal €2.496,00 en maximaal €3.371,89 (schaal 6) bij een 36-urige werkweek. Dit is afhankelijk van je kennis en ervaring;
- een Individueel Keuze Budget van maar liefst 22,37% van je jaarsalaris. Hierin is o.a. je vakantiegeld, eindejaarsuitkering en bovenwettelijk verlof ondergebracht. Je bepaalt zelf binnen grenzen wanneer en waarvoor je het budget inzet;
- goede secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder diversiteitsverlof, zodat jij je eigen feestdag kunt kiezen;
- een Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid (PBDI) van € 6.000,00 per 5 jaar, waardoor je tal van mogelijkheden hebt om cursussen en opleidingen te volgen;
- een dienstverband voor 32 uur per week, voor de duur van 1 jaar met de intentie voor een vast dienstverband bij goed functioneren;
- een regeling voor thuiswerkmiddelen, zodat je thuis net zo prettig kunt werken als op kantoor;
- we hebben een informele werksfeer in een werkomgeving waar we hybride werken. Om ook je thuiswerkplek goed in te richten kennen wij een regeling voor thuiswerkmiddelen.
Jouw plek binnen de organisatie
In deze rol ondersteun je enkele teamleiders van de eenheid Bestuurs-en Concernzaken en dit doe je samen met Elly als duo-collega. Daarnaast werk je samen met Monique en Regiena. Samen vormen jullie een hecht clubje dat altijd voor elkaar klaarstaat en elkaar waarneemt bij afwezigheid. Hoewel de werkomgeving professioneel en zakelijk is, is de werksfeer juist heel open en informeel.
Contact
Heb je inhoudelijke vragen over de vacature?
Jeroen de Boer – Adjunct hoofd eenheid- beantwoordt graag jouw vragen via 06 25 49 29 89 of j.d.boer3@overijssel.nl. Wil je meer weten over de wervings- en selectieprocedure? Neem dan contact op met recruitment via recruitment@overijssel.nl.
Sollicitatieprocedure
Enthousiast? Solliciteer dan direct via de sollicitatiebutton op deze pagina.
De gesprekken vinden plaats op woensdag 28 mei (ochtend/ begin middag). Het arbeidsvoorwaardengesprek vindt plaats op dinsdag 3 juni om 12.00 uur. Alle gesprekken zijn in Zwolle. Tijdens de selectie maak je kennis met een aantal medewerkers van het team. Een casus kan onderdeel uitmaken van de procedure.
Solliciteren kan tot en met zondag 18 mei 2025.
Met deze vacature wil provincie Overijssel zelf onze nieuwe collega werven. Dit is dan ook géén oproep voor acquisitie.