Klazien is naast teamcoach werkzaam als beleidscoördinator sport bij gemeente Raalte. Het voelde voor haar als vanzelfsprekend om te solliciteren op de interne vacature teamcoach. ‘In 2012 heb ik zelf een opleiding tot coach gevolgd. Door de kennis die ik daar op deed, leek het me fijn om voor managers een “praatbuddy” te kunnen zijn. De functie van manager kan soms best eenzaam zijn. Zeker als het even niet van een leien dakje gaat in je team. Toen in 2019 besloten werd om teamcoaches te werven, en ook nog eens intern, sprak mij dat enorm aan. De keuze voor interne teamcoaches vind ik een pré omdat je daardoor mensen hebt die de bijzondere dynamiek van de gemeente goed kennen en intern zichtbaar zijn én blijven. Een extern bureau verdwijnt op een gegeven moment toch weer uit beeld. Terwijl de ontwikkeling van een team continu in beweging is en consistente aandacht daarvoor de sleutel is tot succes’, legt Klazien uit.
Andere helpen bij het beter kunnen uitvoeren van hun werk, was de drijfveer van Erna om te solliciteren. ‘Ook in mijn andere functie bij gemeente Raalte als strateeg bedrijfsvoering begeleid ik collega’s bij het snel en adequaat reageren op de vragen van inwoners, hoe je dit organiseert en daarbij samenwerkt. De functie teamcoach past daar goed bij.’ Beiden werden door gemeente Raalte aangenomen als teamcoach en volgden samen met de domeinmanagers een uitgebreide leergang gericht op teamcoaching.
Duidelijke kaders zorgen voor werkplezier
De gemeente is een complexe organisatie; er zijn veel producten en diensten, maar ook de route naar het bestuur kan complex zijn. ‘Wie moet je betrekken, hoe richt je het proces goed in en hoe wek je de juiste verwachtingen? Dit zijn vragen waar je tegenaan kunt lopen. Medewerkers zijn blij wanneer zij duidelijke kaders hebben. Bijvoorbeeld door duidelijk te hebben waarover je knopen mag doorhakken en wat de speelruimte daarbij is. Maar die duidelijkheid ontbreekt weleens, waardoor aannames worden gedaan. Het creëren van duidelijkheid zorgt daarentegen voor werkplezier. Het kan ook duidelijk worden dat je bijvoorbeeld taken moet verrichten die je wat minder leuk vindt. Je ontdekt dan dat je misschien andere keuzes moet maken of wellicht is er een collega die jou graag helpt bij deze taken of deze graag overneemt. Met onze teamcoaching leren en helpen wij leidinggevenden en hun teams hoe zij deze duidelijkheid kunnen creëren’, aldus Klazien.
Maatwerk
‘Werken aan teamontwikkeling is wat ons betreft altijd maatwerk. Een soepele en sterk samenwerking creëren, vraagt om scherpte in je opdracht en om bewustwording over de omgang met elkaar. Wie je nodig hebt voor deze samenwerking en hoe je met elkaar omgaat zijn keuzes die gemaakt moeten worden. Dit maatwerk bepalen we na een zorgvuldige analyse van de huidige situatie en de gewenste veranderingen. De vorm waarin we actie ondernemen om het knelpunt te tackelen of de gewenste verbetering te bereiken, is ook maatwerk. Voor ons is de leidraad dat de actie het liefst direct toepasbaar is of wat oplevert in het werk en de omgang met elkaar. De ene keer is het vooral behulpzaam voor een manager om een sparringpartner aan ons te hebben, de andere keer is het helpend om een team of leidinggevende te leren hoe je zorgt voor een heldere opdracht en taakverdeling. Soms is het goed om bewust routines te doorbreken. Bijvoorbeeld door mensen tijdens een vergadering eens voor een andere plek, naast een andere collega, te laten kiezen. Door tijdens het reguliere werkoverleg ook tijd te maken voor informele gesprekken, leren collega’s elkaar beter kennen. Vraag bijvoorbeeld eens naar elkaars hobby’s. Je ontdekt nieuwe dingen van elkaar en leert de mens achter de functie kennen. Dit zorgt voor begrip en vertrouwen binnen het team. Ook ontdek je elkaars (andere) talenten, waardoor talenten meer worden benut’, legt Erna uit.
Kwartiermaker bij gemeente Olst-Wijhe
Toen Erna en Klazien begin 2020 een vacature voor 12 uur in de week als kwartiermaker bij gemeente Olst-Wijhe voorbij zagen komen, besloten ze samen te solliciteren. Ze werden aangenomen, allebei voor 6 uur per week. Erna en Klazien zetten hun teamcoaching in door bij het directie- en teamleidersoverleg van Olst-Wijhe te helpen. ‘Gemeente Olst-Wijhe is een kleine gemeente waardoor managers vaak veel onderwerpen onder hun hoede hebben. Het is daardoor lastig om te prioriteren welke onderwerpen tijdens een vergadering besproken moeten worden. Het gevolg is een bomvolle agenda, waarbij niet elk onderwerp de juiste aandacht krijgt en de deelnemers zich gejaagd voelen. We hebben hier scherpte in aangebracht door ieders rol te verduidelijken, het team te helpen verdiepen in het “waarom” van hun overleg, de agendapunten die aan de orde komen en welke bespreektijd daarbij hoort. Tijdens de vergadering monitorden wij of niet van de onderwerpen werd afgeweken. Het kost namelijk gemiddeld 20 minuten voordat je weer bij het oorspronkelijk onderwerp terug bent. Zonde’, aldus Klazien.
‘Om te zorgen dat iedereen betrokken is bij de onderwerpen op de agenda, is het belangrijk om tijdig de benodigde informatie te versturen zodat collega’s zich kunnen voorbereiden. Hierdoor verloopt de vergadering soepeler en is sprake van breed gedragen besluiten. Ook bij deze voorbereiding hebben wij geholpen. We horen vaak dat onze teamcoaching helderheid en houvast geeft’, zegt Erna.
Elkaar versterken
Het uitstapje naar Olst-Wijhe heeft Erna en Klazien zelf ook veel gebracht. ‘We hebben nog meer inzicht in wat onze talenten zijn en hoe we deze kunnen inzetten bij teamontwikkeling. We hebben een persoonlijke groei doorgemaakt’, geven Erna en Klazien enthousiast aan.
‘Onze samenwerking verloopt heel fijn. Vooral het samen coachen van teams geeft ons veel plezier. We coachen allebei op een andere manier, daardoor versterken we elkaar en vullen we elkaar aan. Soms is het samenwerken ook echt nodig, bijvoorbeeld als je een groot team coacht. Samen zie je sneller en duidelijker wat er in een team speelt, waardoor je gerichter actie kunt ondernemen’, vertelt Klazien.
Zorg goed voor jezelf, dan zorg je goed voor jouw team
‘Het kan lastig zijn om hulp te vragen wanneer de samenwerking in jouw team bijvoorbeeld niet soepel verloopt. Juist dan kan een frisse blik enorm helpen om dingen op een rijtje te krijgen. Ook bij kleinere vraagstukken denken Erna en ik graag mee. Soms helpt het al om 1 keer per maand met ons een gesprekje te hebben en samen te sparren. Burn-outs komen veel voor, schroom daarom niet om hulp te vragen. Als jij goed voor jezelf zorgt als manager of leidinggevende zijnde dan zorg je ook goed voor jouw team. Onze teamcoaching is veilig en vertrouwd en is in te zetten binnen alle Talentenregio-organisaties’, benadrukt Klazien.
Training intervisie
Erna en Klazien verzorgen samen verschillende workshops en trainingen die helpen om te werken aan de ontwikkeling binnen een team. Op dinsdag 11 oktober van 10.00 tot 12.00 uur verzorgen zij de training intervisie, toegankelijk voor alle medewerkers van een Talentenregio-organisatie. Je krijgt een frisse blik op problemen en handvatten voor de oplossing. Ook ontdek je hoe snel en eenvoudig intervisie jou kan ondersteunen in de dagelijkse praktijk. Je kunt je aanmelden voor de training via de activiteiten-kalender van Talentenregio.
‘Samen hebben wij verschillende trainingen gevolgd via Talentenregio, dit is enorm waardevol! Ook zijn wij, door op de website van Talentenregio de profielen van medewerkers uit de 26 aangesloten organisaties te bekijken, in contact gekomen met verschillende regio-collega’s en hebben we vakkennis kunnen uitwisselen. Maak vooral gebruik van het netwerk dat Talentenregio biedt’, aldus Erna.
Contact
‘Ook onze contactgegevens zijn te vinden via onze profielen op de website van Talentenregio. Wij hopen met ons verhaal leidinggevenden en teams in andere gemeenten te inspireren om eens laagdrempelig de frisse blik van een regio-collega op werkwijzen en onderlinge samenwerkingen te laten werpen. Samen maken we de organisatie mooier en de mensen sterker’, sluiten Erna en Klazien af.